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Deadlines – Stress oder Produktivitäts-Schub?

4. November 2020
Planung & Organisation

Das Thema ‘Deadlines’ ist für mich sehr Zwiegespalten. Festgesetzte Termine, zudem ein Projekt abgeschlossen sein soll, sind hilfreich, weil man so irgendwann ein Ende hat. Man schiebt es also nicht ewig vor sich her. Aber auf der anderen Seite können Deadlines den Druck und den Stress so sehr in die Höhe schießen, dass der Kopf blockiert und man sich mit diesem Termin eher schadet.

Und hier entscheidet die Balance. Wo befindet sich bei dir der Bereich des positiven und hilfreichem und wann kippt es zur Blockade?

Was sind Deadlines

Deadlines sind festgesetzte Termine, an dem ein bestimmtes Ereignisse ansteht. Häufig sind es Projekte, die zu diesem Stichtag fertig sein sollen.

Diese Deadline gibt deinem Projekt einen Zeitrahmen. Du kennst den Startzeitpunkt und das finale Datum, zudem alles erledigt sein muss. Die Differenz ist, logischerweise, die verfügbare Arbeitszeit.

Und diese Differenz kannst du nun mit allen Teilschritten füllen. Teile dafür das Endziel in kleinere Teilaufgaben, schätze die benötigte Zeit und weise sie den jeweiligen Arbeitstagen zu.

So sieht du direkt, wie realistisch diese Deadline ist. Hast du einen Puffer? Geht die Rechnung gar nicht auf? Musst du vielleicht an der einen oder anderen Stelle Aufgaben streichen oder abgeben, um das Ziel erreichen zu können?

Während des Projektes solltest du diesen Part immer wieder kontrollieren und ggf. die Aufgaben oder auch das Tempo anpassen.

Deadlines führen zu Zeitdruck

Und hier gibt es quasi 2 Parteien. Die einen funktionieren wunderbar mit Zeitdruck und schaffen unter zeitlich knappen Bedingungen viel besser ihre Aufgaben. Und dann gibt es wiederum die Menschen, die bei Zeitdruck Panik und eine Blockade im Kopf bekommen und dementsprechend nicht gut abliefern können.

Wobei ich im Studium bei meinen Kommilitonen gesehen habe, dass sie nicht unbedingt BESSER unter Zeitdruck gearbeitet haben, sondern ÜBERHAUPT. Ich denke, sie hätten sogar bessere Ergebnisse erzielen können, wenn sie nicht 2 Tage vor Abgabe mit der Aufgabe begonnen hätten und sich durch etwaige Überstunden und enormen Schlafmangel gezwungen hätten.

Da ist wohl eher der Knackpunkt: “Was du heute kannst besorgen, verschiebe stehts auf morgen.” Anfangs fühlt es sich so an, als hätte man noch ewig Zeit und morgen zu starten reicht allemal aus. Doch morgen fühlt man sich vielleicht nicht nach der Aufgabe oder man empfindet eine andere Aufgabe als viel wichtiger. Schon sind 2 Tage vergangen, ohne an dem Projekt zu arbeiten. Am 3. Tag hat man vielleicht überhaupt nicht eingeplant am Projekt zu arbeiten und am 4. Tag meldet sich spontan die Freundin für ein Treffen. Schon ist das eigentliche Ziel so weit in den Hinterkopf gewandert, dass man es nur noch vage auf dem Schirm hat. Irgendwann wird dieses Gefühl zur Normalität und es fühlt sich immer noch so an, als hätte man ja noch genügend Zeit. Das aber bereits eine Woche ohne Fortschritte verstrichen ist, registriert der Kopf nicht.

Und schon kommt es kurz vor dem Stichtag zu eine sehr produktiven Arbeitszeit. Man fokussiert sich mehr auf seine Hauptaufgabe. Lässt sich vielleicht sogar weniger Ablenken und lässt den Fernseher nebenbei aus. Und schon erscheint man sich unter Zeitdruck viel produktiver.

Wenn man sich nun aber anschaut, was genau der Zeitdruck auslöst und wie man das auch schon zu Beginn des Projektes einsetzten kann, kommt man wohl zu folgenden Punkten:

  • Wenige oder keine Ablenkungen
  • Genauer Überblick über die WICHTIGEN Aufgaben. Alles andere wird aussortiert
  • Fokussiertes Arbeiten. Sich für eine bestimmte Zeit NUR auf diese eine Aufgabe konzentrieren und alles drum herum ausschalten
  • Die Aufgabe ernst nehmen, weil einem deutlich wird, was dahinter steckt

Wenn du bisher auch besser unter Zeitdruck gearbeitet hast, versuche doch mal schon zu Beginn des Projekts fokussiert und konzentriert zu sein. Wenn dir der Druck fehlt, um dich zu motivieren, dann lege dir eine eigene Deadline fest und mache dir bewusst, was dieses Projekt bedeutet. Was jeder einzelne Schritt für dieses Projekt bedeutet. Versetzte dich in dieses Gefühl hinein, wenn das Projekt abgegeben wird. Warum möchtest du dieses Projekt (gut) abgeben? Was bedeutet diese Abgabe für dich und deine Zukunft?

Parkinsonsche Gesetz

Wenn du nun das Experiment wagst und schon frühzeitig mit dem Projekt beginnst, möchte ich dir noch das parkinsonsche Gesetzt mit an die Hand nehmen, damit die Arbeitszeit für dich nicht weiter ausgedehnt wird und sich genauso stressig anfühlt, sondern einfach nur weiter nach vorne gezogen wird und mit einem Notfall-Puffer angereichert wird.

Das Parkinsonsche Gesetz besagt, dass man Aufgaben an seine verfügbare Zeit anpasst. Wenn man 60 Minuten für eine Aufgabe zur Verfügung hat, die man auch in 20 Minuten erledigen könnte, dann füllt man diese Zeit. Auch wenn es belanglose und nebensächliche Aufgaben sind. Die Zeit bekommt man irgendwie schon voll. Sicherlich kennst du die Meetings, die sich unendlich ziehen, weil alles bis ins kleinste Detail zerredet wird.

Komm also auf den Punkt!

Anfangs wird es etwas schwierig sein, zu erkennen, welches Gespräch sich im Kreis dreht oder welche Aufgabe unnötig ist. Gerade Perfektionisten sind hier von dem großen Puffer nicht gesegnet.

Aber das lässt sich üben, indem du deine Gedanken unterbrichst oder deine Handlung stoppst. Jedes Mal, wenn du spürst, dass sich etwas unnötig ausdehnt, dann halte inne. Sage dir im Kopf ‘Stopp’ oder mache etwas anderes. Hauptsache, du kommst aus diesem Strudel heraus.

Dir muss deutlich werden, dass du dich hier gerade im Kreis gedreht hast und dass es dich nicht voran bringt. Mit der Zeit wirst du merken, dass dir das immer schneller gelingt.

In Gespräche kannst du dann das Thema in eine hilfreichere Richtung lenken und bei deinen eigenen Aufgaben kannst du ‘Speichern’ drücken und dich an eine neue Aufgabe setzten. Auch wenn du das Gefühl hast, dass du dich dieser Aufgabe noch intensiver widmen solltest. Schaue lieber mit einem frischen Auge nach der Mittagspause oder am nächsten Tag darauf. Wenn du in einem Arbeitstunnel steckst, ist es schwieriger zu beurteilen, ob der Brief für den Kunden nun perfekt so ist.

Die 72-Stunden-Regel

Und falls du noch immer nicht ganz überzeugt davon bist, dass du früher mit deinen Aufgaben beginnen solltest, habe ich noch die 72-Stunden-Regel für dich.

Sie besagt, dass 99% aller Ziele und Pläne nicht erreicht werden, wenn man nicht innerhalb der erste 72 Stunden mit der Umsetzung beginnt.

Innerhalb der ersten drei Tage solltest du also mit dem ersten Schritt beginnen, der dich zum Ziel führt. Sofern du wirklich möchtest, dass du dein Ziel erreichst 😉

Alles in Allem:

Deadlines sind ein Fluch und Segen zugleich. Deadlines setzten ein Ende für jede Aufgabe und lassen Projekte nicht im Sande verlaufen. Sie erzeugen eine Art Druck, mit dem wir einen Sinn hinter der Aufgabe erkennen. Aber dieser Druck kann auch ganz fix in Blockaden umschwenken.

Wie wäre es also, so früh wie möglich mit der Aufgabe zu beginnen und so den Druck herauszunehmen und dem Körper an den letzten Tagen vor der Abgabe nicht mit Schlaf-, Bewegungs- und Nahrungsmangel zu bestrafen?

Simuliere die letzten Tage vor der Abgabe nur ohne dieses unangenehme und blockierende Gefühl. Sondern mit dieser herrlichen Produktivität und Freude an der Arbeit.

Deine Aufgabe:

Wage doch einfach mal das Experiment früher mit deiner Aufgabe zu beginnen als gewöhnlich. Wenn es dir besonders schwer fällt, dann nimm dir zumindest ein oder 2 Tage mehr Zeit. Aber im besten Fall fängst du so früh wie möglich damit an und schaust, was dieses Experiment mit dir macht. Erzielst du mit so viel Zeit wirklich keine guten Ergebnisse? Fehlt dir wirklich die Motivation, wenn du dich erst einmal an diese Aufgabe gesetzt hast?

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