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Produktivität steigern mit dem richtigen Tool

1. Juli 2020
Planung & Organisation

Es gibt unzählige Apps, Programme, Hilfsmittel und Techniken, die dich dabei unterstützen können, produktiver zu arbeiten. Das spricht ja eigentlich dafür, dass man das richtige Tool für sich finden sollte. Dennoch läuft man auch schnell Gefahr, dass man sich in der Masse der Apps und Programme verliert und irgendwann den Tag nur noch mit dem Befüllen dieser Apps beschäftigt und zur eigentlichen Arbeit nicht mehr kommt.

Deswegen stelle ich dir hier nur eine Handvoll Produktivitäts-Tools vor, die ich persönlich sehr hilfreich finde und eine gute Basis darstellen. Welchen Hersteller du letzten Endes wählst, hängt von deinen Vorlieben ab. Mir geht es hier nur um die Kategorien an sich.

Kalender

Um die Produktivität zu steigern bzw. auf einem konstanten Level zu halten, ist in meinen Augen ein Kalender unerlässlich. Du behältst so den Überblick über die Dinge, die auf dich warten, verpasst keine Termine und kannst deine großen Ziele in Etappen aufführen.

Ob du dich für die analoge oder digitale Variante entscheidest, hängt von deinen Erwartungen und Bedürfnissen ab.

Mir ist es zum Beispiel wichtig, dass ich in meinem Kalender meine anstehenden Aufgaben eintragen kann. Dass ich meine Ziele notieren und herunterbrechen kann und meinen Tag nach Bedarf auch stundenweise planen kann. All das bietet mir aktuell mein Papierkalender.

Schaue also nach einem Kalender, der dich und dein Gehirn mühelos unterstützt.

Notizbuch

Auch mein Notizbuch könnte ich auf diverse Apps und Programme aufteilen und somit digitalisieren. Es gibt schließlich Unmengen an Notiz-Apps, aber nichts fühlt sich so flexibel wie mein Notizbuch aus Papier an. Wenn ich meine Gedanken und Ideen aufs Papier krakle, habe ich nicht die Sorge, durch das langsame Tippen vielleicht eine Idee zu vergessen. Und auch hier mag ich das haptische Gefühl von Stift und Papier sehr gerne.

Dennoch sind die digitalen Notizbücher unglaublich praktisch. Als App kannst du sie jeder Zeit dabeihaben und selbst auf einer Party eine spontane Idee notieren.

Mache einfach den Test, welches Medium deine Kreativität und Gedanken sprudeln lässt. Kommen mehr Ideen und Einfälle, wenn du einen Stift in der Hand hast oder wenn du die Sprachaufnahme-Funktion deines Handys nutzt?

Zeittracker

Um einen Überblick darüber zu bekommen, wie viel Zeit wofür drauf geht, ist das Tracken der Zeit sehr hilfreich. Das ist kein Tool, welches ich permanent verwende, sondern in gewissen Abständen, um das Planen zu vereinfachen. (Oder wenn es einen Job gibt, der nach Stunden bezahlt wird)

Wie ich in diesem Beitrag bereits erzählt hatte, verwende ich gerne Toggl. Große Unterschiede gibt es zwischen den meisten Programmen nicht.

Pomodoro-Timer

Der Pomodoro-Timer hingegen ist ein Tool, das ich sehr regelmäßig verwende. Vor allem an Tagen, wo die Motivation verschlafen hat und nur ganz langsam ins Büro schlendert.

Hier variiere ich zwischen meinen Sanduhren auf dem Schreibtisch und digitalen Timern, die auch ein Signal abgeben, wenn die Zeit abgelaufen ist.

Alles in Allem:

Du kannst mit einer Vielzahl an Programmen, Apps und speziellen Kalendern deine Produktivität steigern. Jeder schwört auf ein anderes Tool und vertritt diese, als wären sie der Hersteller höchst persönlich.

Und das liegt nur daran, dass sie etwas gefunden haben, was ihren Arbeitsalltag wesentlich verändert hat und sie das Gefühl teilen wollen.

Doch nicht jedes Produkt funktioniert für jeden und das beginnt schon bei der Frage, ob das Hilfsmittel analog oder digital sein soll.

Schaue nach Hilfsmitteln, die dir persönlich weiterhelfen und deinen Alltag erleichtern. Überschütte dich nicht mit Tools, sondern taste dich langsam vor und analysiere diese. Finde heraus, was für ein Typ du bist und was dich blockiert bzw. voran bringt.

Schaue dich in den Bereichen Kalender, Notizbuch, Zeittracker und Pomodoro-Timer um und teste für eine gewisse Zeit die neuen Tools. Taste dich langsam heran und konzentriere dich auf ein neues Tool zurzeit. So kannst du besser beurteilen, welches Tool welche Auswirkung auf deine Arbeitsweise hat.

Deine Aufgabe:

Wenn du dir die einzelnen Kategorien anschaust, welche davon nutzt du bereits und welche kannst du noch ergänzen? Wie zufrieden bist du aktuell mit deinen Tools? Gehe der Frage auf den Grund, warum dir welches Tool hilft oder eben nicht.

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