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blauer Eisberg - Zeitmanagement Teil 3 Zeitfresser

Zeitmanagement #3 – Die Zeit-Schafe hüten

17. März 2020
Planung & Organisation

In den letzten Beiträgen habe ich dir erzählt, wie ich zum Planen und Zeitmanagement kam, um dir zu zeigen, dass es JEDER umsetzen kann. Und im 2. Teil ging es um die Ausrichtung deiner Gedanken, da ein richtiges Mindset so essenziell für den Erfolg ist.

Und laut Plan, wären wir mit dieser Vorbereitung heute direkt in das Zeitmanagement gestürzt. Aber beim Schreiben des Texten kamen mir noch so viele Dinge in den Kopf, die ich dir mit auf den Weg geben möchte und deswegen wird es noch einen 4. Teil am Freitag geben. Mir ist es wichtig, dass die Infos aus meinen Texten bei dir ankommen und die Konzentration lässt nun mal irgendwann nach.

Deswegen splitte ich den letzten Teil und heute geht es um kleine Aspekte, die du berücksichtigen solltest, um am Ball bleiben zu können. Versuche aber nicht alle Tipps gleichzeitig umzusetzen. Sonst bist du am Anfang nur damit beschäftigt dein Leben zu perfektionieren, kommst aber nicht zum eigentlichen Projekt.

Nimm dir einen Punkt heraus, bei dem du denkst, dass er dir am besten hilft. Wo du vielleicht auch schnelle Erfolge erzielen kannst. Motivation ist am Anfang ein sehr wichtiges Thema, um in diesen zäheren Phasen durchzuhalten.

Gleiche Aufgaben bündeln

Es kostet Zeit, sich in eine Aufgabe hineinzudenken und sich auf eine neue Aufgabe einzulassen. Deswegen solltest du gleiche bzw. ähnliche Aufgaben hintereinander erledigen und nicht von allen Aufgaben ein bisschen machen.

Denke bei der Planung an Arbeitspausen

Gelegentlich eine 5-Minuten-Pause einzulegen tut deinem Körper und Gehirn gut. Bewege dich kurz, schnappe frische Luft und trinke ausreichend. Vielleicht machen dich diese untätigen Pausen anfangs unruhig, weil dir die Zeit im Nacken hängt. Aber langfristig wirst du dir dankbar sein. Ignorierst du diesen Schritt, kann es dazu führen, dass dein Körper schlapp macht. Und das frisst mehr Zeit als die 5-Minuten-Pausen.

Große Pausen

Genauso wichtig sind auch die großen Pausen und damit meine ich nicht, die halbe Stunde zum Mittag essen. Setze dir realistische Arbeitszeiträume, in denen du dir erlaubst zu arbeiten. Ist die Zeit abgelaufen, ist es deine Aufgabe, deine Batterien wieder aufzuladen. Treffe dich mit Freunden, treibe Sport, lies einen Roman, usw.. Das Gefühl ist bei Zeitdruck sehr stark, dass jede Minute zählt und man sich somit die Geburtstagsparty des besten Freundes nicht erlauben kann. Doch dieser Tapetenwechsel bewirkt häufig wahre Wunder. Vielleicht kennst du auch die Situationen unter der Dusche oder beim Zähne putzen, wo dir plötzlich DIE Idee oder Lösung in den Kopf schießt.

Und damit dieser wichtige Part nicht unter geht, sollten Auszeiten eingeplant werden. Blocke dir täglich einen Zeitraum für deine Freizeit. Es muss nicht täglich ein 6-Stunden-Block sein. Teste dich an deine gesunde Mischung heran. Wichtig ist nur, dass dieser Termin nicht ignoriert wird. Behandle dich wie deinen besten Freund und den solltest du auch nicht hängen lassen und ständig versetzen!

Kein Multitasking!

Wenn sich die Soll- und Ist-Zeiten nicht decken, kommt man schnell ins Denken, dass man das schon irgendwie schaffen wird. Die geschätzten Zeiten sind bestimmt sehr großzügig gewählt und außerdem kann man ja auch Aufgabe A und B gleichzeitig erledigen.

Nein. Einfach nein! Multitasking ist Quatsch! Und wird nun aus deinem Kopf verbannt. Das ist keine geeignete Methode, um dein Ziel zu erreichen und Zeit zu sparen.

Fokussiert arbeiten

Sich vollkommen auf seine Aufgabe zu konzentrieren spart so viel Stress und Zeit ein. Beseitige alle Störquellen, gebe deinen Kollegen Bescheid, dass du für die nächste Stunde nicht erreichbar bist. Ich verlinke dir mal diesen Beitrag,damit du dir das Thema besser verinnerlichen kannst.

Denn es macht einen so großen Unterschied, wenn du dich gedanklich vollkommen auf deine Aufgabe einlässt und dein Gehirn nicht von einer Aufgabe zur nächsten springen lässt und zwischendurch noch Telefonate annimmst und dich mit deinen Kollegen über das Wochenende unterhältst.

Leistungskurve und Energielevel berücksichtigen

Natürlich hat der Tag 24 Stunden. Und du weißt im besten Fall nun auch, wie viel Zeit du am Tag für was aufwendest. Aber berücksichtigst du auch dein Energielevel? Bei einer Zeitplanung geriet man schnell in Versuchung sehr neutral und sachlich über seine Zeit zu bestimmen. Wenn man jedoch nach einem Tag mit Überstunden und anstrengenden Aufgaben nach Hause kommt, steht einem häufig nicht der Sinn nach einem Frühjahrsputz oder den Chemie-Hausaufgaben mit dem Sohn. In solchen Momenten läufst du schnell Gefahr, dass dein Zeitmanagement zu kippen droht.

So wie es die erschöpften Phasen am Tag gibt, gibt es glücklicherweise auch die energiegeladenen Stunden. Und darüber solltest du dir ebenfalls bewusst werden, zu welcher Tageszeit du am Leistungsfähigsten bist. Lege die schwierigen Aufgaben in diesen Zeitraum und leichtere „Dulli-Aufgaben“ in deine Tiefphasen oder nutze die Tiefphasen für deine entspannende Freizeit.

Zeitfresser eliminieren

Fokussiert zu arbeiten, dein Energielevel zu kennen oder auch deine Aufgaben zu bündeln sind alles Methoden, um Zeit zu sparen. Aber es gibt bestimmt einige Aufgaben, die deine kostbare Zeit einfach nur auffressen.

Analysiere deinen Tag und schaue, was deine Zeitfresser sind. Hier ein paar Beispiele:

  • Gang zum Aktenschrank, weil dort die häufig benutzen Unterlagen sind – Schrank umstellen oder Akte am Schreibtisch platzieren
  • Gang in die Kaffeeküche für einen heißen Kaffee? Tut es eine Kanne am Arbeitsplatz auch?
  • Private Anrufe während der Arbeitszeit, die dich rausreißen? Informiere deine Freunde und Familie über deine Arbeitszeiten oder richte eine Mailbox ein.
  • Jeden Tag kochen? Gibt es Gerichte, die du in größeren Mengen vorbereiten kannst und so mehrere Tage davon essen kannst?
  • Die langweilige Serie schauen, nur weil man sie begonnen hat? Die Hoffnung stirbt bekanntlich ja zuletzt. Aber wenn dir die Serie oder der Film keinen Mehrwert bietet, dann höre sofort auf damit! Und mit Mehrwert meine ich nicht, dass du nur noch Dokus schauen solltest. Ein Mehrwert entsteht dann, wenn es etwas mit dir macht und dich bereichert. Entweder informativ oder auch unterhaltend. Wenn du Spaß und Freude empfindest, ist es definitiv ein Mehrwert. Ansonsten hast du hier schon viele Minuten eingespart, die du für etwas anderes nutzen kannst, wofür du sonst keine Zeit hattest.
  • Unordnung frisst ebenso Zeit
    • Ständig etwas zu suchen, statt sich täglich ein bisschen Zeit für Ordnung zu nehmen, kostet im Endeffekt viel mehr Zeit, weil ein Rattenschwanz dranhängt. Suchen – Hin und her räumen – alles wieder zurück räumen – Termin oder Bus verpassen – usw.
    • Jeden Abend mit einem 15-Minuten-Timer die Wohnung aufräumen bis es piept. 15 Minuten sind eine absehbare Zeit und man schafft dennoch viel.
  • Wartezeiten
  • Wegezeiten
    • Muss der tägliche Gang zum Supermarkt oder Bäcker sein?
    • Ist das persönliche Treffen mit dem Kollegen oder Kunden zwingen notwendig oder reicht für das Zwischengespräch auch eine elektronische Variante?

Schaue, wie du deine Zeitfresser eliminieren kannst. Vielleicht kannst du deinen Arbeitsplatz umstellen. Die Aufgabe einfach streichen, weil der Verlust so minimal ist, dass man ihn verkraften kann. Oder du gibst die Aufgaben ab. Für alle Bereiche gibt es einen Experten, warum musst ausgerechnet du die eierlegende Wollmilchsau sein? Wenn du Aufgaben abgibst, die dich nicht direkt weiterbringen, sondern einfach nur gemacht werden müssen, hast du mehr Zeit für deine eigentliche Aufgabe und kannst so mehr Energie hineinstecken.

Gesund leben

Dieses wird wohl einer der Punkte sein, den du erst einmal nach hinten schieben wirst und somit gar nicht angehen wirst. Es klingt ehrlich gesagt auch stark nach Hokus-Pokus, wenn ich dir sage, dass ein gesunder Körper dich zu deinen Zielen bringen wird. Schließlich ist es keine Zeitersparnis täglich mehrere Stunden in der Küche zu stehen, um sich das Gemüse du dünsten und das ekelige Essen dann hinterher einzuverleiben. Und dann noch die etlichen Stunden auf dem Crosstrainer.

Und Schlaf ist wohl auch das leichteste, was man am Tag kürzen kann. Einfach später ins Bett gehen und zur gewohnten Zeit aufstehen.

Natürlich ist es eine Zeitersparnis, wenn du deine Ernährung nicht umstellst, nicht ins Fitnessstudio gehst und weniger schläfst. Aber zum einen, ist das der Schlüssel, um langfristig die Leistungskurve oben zu halten und zum anderen ist das EIN Weg von vielen, um sich gesund und fit zu halten.

Gesund geht lecker. Sport kann sogar Spaß machen. Und eine Haltestelle früher auszusteigen, um an der frischen Luft zu spazieren, kostet nun nicht enorm viel Zeit!

Widme dich auch hier Schritt für Schritt einem Punkt nach dem anderen und baue dir vielleicht einen Tag pro Woche ein, wo du wie ein gesunder Mensch lebst. Ernährung

  • Bewegung
  • Frische Luft
  • Seele baumeln lassen
  • Schlafen

Vielleicht wirst du sehen, dass deine Gedanken im Kopf bloß blöde Vorurteile waren und die Realität doch ganz lecker und freudig aussieht.

Alles in Allem:

Wenn wir uns auf eine Aufgabe fokussieren und Zeitfresser eliminieren, können wir enorm viel Zeit einsparen. Wo vorher scheinbar keine Zeit übrig blieb, zeigen sich mal mehr und mal weniger zaghaft die frei verfügbaren Minuten und wollen mit dir eine Party feiern.

Vergiss bei dem Willen, nun mehr aus dem Tag rausholen zu wollen deine Gesundheit nicht. Regelmäßige Pausen (sowohl kleine als auch große Pausen), Bewegung, frische Luft, eine gesunde Ernährung und viel Schlaf werden häufig belächelt und hintenangestellt. Dabei ist dieser Punkt so enorm wichtig und darf nicht vernachlässigt werden. Wenn du absolut davon überzeugt bist, dass das Thema Gesundheit in der Prioritätenliste einen Platz recht weit unten bekommen soll, solltest du den folgenden Beitrag wohl nicht lesen. Mit deiner Gesundheit ist nicht zu spaßen. Dein Körper wird auf dich zurückkommen. Wie ein Bumerang mit den Worten „Wie du mir, so ich dir“.

Deine Aufgabe:

Schaue dir deinen Alltag an. Wo verbergen sich Zeitfresser? Wovon lässt du dich leicht ablenken? Wie steht es um deine Pausen und Gesundheit? Je besser du dich auf das Zeitmanagement vorbereitest, desto erfolgreicher wird es verlaufen.

Aber setze dich nicht unter Druck! Alles kommt zu seiner Zeit und du bist keine Maschine. Vergiss das nicht.

Das war nun der 3. Teil der Zeitmanagement-Reihe. Am Freitag kommt dann der finale Teil, wo wir alles zusammenführen und einen Plan draus stricken.

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