Weniger Aufwand – Mehr erreichen! Das Pareto-Prinzip

Ich muss ehrlich sagen, dass ich dieses Prinzip schon lange kenne. Es klingt einleuchtend und verlockend. Mit 20% Aufwand lässt sich 80% des Ergebnisses erreichen. Auch das Beispiel, dass man mit 20% der Unterrichtsmaterialien 80% der Prüfung schaffen kann, fand ich unglaublich spannend! Aber sobald es an die Praxis ging, verstand ich diese Regel nicht mehr. Für mich fühlte es sich eher danach an, dass ich 80% meiner Unterlagen in und auswendig kannte und diese mir „geholfen“ haben nur 20% meiner Prüfung ausfüllen zu können.

Allein der Gedanke, nur 20% zu lernen… Was ist mit den anderen 80%? Was ist, wenn meine 20% nicht drankommen?!

Das hat mir gezeigt, dass ich das Prinzip doch nicht verstanden habe und wenn es dir auch so geht, hoffe ich, dass ich es dir besser erklären kann und was es konkret für dich bedeuten könnte.

Das Pareto-Prinzip

Bei dem Pareto-Prinzip geht es darum, sich auf das Wesentliche zu fokussieren und sich vom Perfektionismus etwas zu verabschieden, um sich nicht unnötig zu stressen. Denn nur weil du mehr machst, kommt am Ende nicht mehr bei herum.

Ein klassisches Beispiel sind die Umsätze in Unternehmen. 20% der Kunden machen 80% des gesamten Umsatzes aus. Wenn du nun also jeden Kunden gleich viel Aufmerksamkeit und Mühe schenkst, wird sich am Umsatz nichts ändern, aber an deiner Leistung und letztendlich auch an deiner Qualität. Auf Dauer wirst du das nicht aushalten und wohlmöglich die guten 20% deiner Kunden durch die abnehmende Qualität vergraulen.

Du kannst etwas perfekt machen, aber ab einem gewissen Punkt erkennt ein Außenstehender die Perfektion nicht mehr. Und diese überflüssige Zeit kannst du dir sparen, indem du dir deine Aufgaben anschaust. Verschaffe dir einen Überblick über den Zeitaufwand und analysiere dazu das Ergebnis.

Ergibt es Sinn jede E-Mail mehrere Male durchzulesen und neu zu formulieren oder geht es einfach nur darum, dass der Kunde seine geforderten Daten erhält und du die E-Mail quasi kommentarlos versenden könntest? (Empfehle ich dir übrigens nicht. Es hinterlässt einfach einen schöneren Eindruck, wenn du dem Kunden zeigst, dass er es die Zeit für dich wert ist, ein paar Worte zu tippen)

Beim Pareto-Prinzip geht es also nicht darum, minderwertige Qualität abzuliefern, sondern sich auf die wichtigen Dinge zu konzentrieren. Das was 80% des Ergebnisses ausmacht sollte vorrangig behandelt werden. Wenn dann noch Zeit übrig ist, kommen die restlichen 20% dran oder du hast einfach frei!

Dennoch ist es wichtig, sich von der vollkommenen Perfektion zu lösen

Du musst dich hier entscheiden, ob du mehr Zeit gewinnen oder weiterhin 120% anstreben willst. 80% sind wahrlich nicht wenig! Im ersten Moment mag es schludrig und unvernünftig klingen, aber du wirst dem Kunden schließlich kein T-Shirt verkaufen, dass nur Ärmel hat, weil für den Hauptteil keine Zeit mehr war.

Manchmal gibt es auch Projekte, die jeden einzelnen Schritt benötigen, um fertiggestellt zu werden. Da ist es schon schwieriger die Prioritäten herauszufiltern. In dem Fall sortiert du die Aufgaben zum einen nach Wichtigkeit und zum anderen, welche Aufgabe von dir persönlich abgearbeitet werden muss und welche Aufgaben an jemanden abgegeben werden können.

Beispiele, um das Pareto-Prinzip weiter zu verdeutlichen

Hier nochmal zum Beispiel mit dem Lernstoff vom Anfang: Das Pareto-Prinzip besagt an sich, dass man das wichtige vom unwichtigen Unterscheiden lernen soll. Schaue dir also deinen gesamten Lernstoff an und schaue, was dazu irrelevant ist. Entweder, weil es der Prüfer bereits gesagt hat oder weil sich die Information für dich nicht relevant anfühlt. Hab Mut zur Lücke! Es gibt Themen, die sich auch mit gesundem Menschenverstand irgendwie herleiten lassen.

Auch im Haushalt findet das Pareto-Prinzip Anklang. Du kannst deine Wohnung pikobello und blitzeblank wienern, damit dein Besuch in jede Ecke und unter jeden Schrank nach Staub vergebens suchen kann oder du schaust, welche Aufgaben den größten Effekt erzielen. Ein Raum wirkt wesentlich ordentlicher, wenn alle waagerechten Flächen leergeräumt sind. Also der Boden, Regale, Schränke, Tische, … . Somit zählen diese Oberflächen definitiv zu den 80%, die erledigt werden sollten.

Wie du zu deiner eigenen 80-20-Regel findest

1. Verschaffe dir einen Überblick über deine Aufgaben und die Deadline
   1. Wie viel Zeit hast du und wie viel Zeit bräuchtest du normalerweise für die 100%ige Erfüllung der Aufgabe?
   1. Erstelle dir ungefiltert eine Liste mit allen dazugehörigen Aufgaben
2. Setze Prioritäten
   1. Markiere jede Aufgabe mit einem Symbol oder einer Farbe, um zu unterscheiden, welche Aufgabe erforderlich ist, um die Aufgabe zu erfüllen und welche eher zu dem Tüpfelchen auf dem i zählen.
3. Arbeite fokussiert
   1. Um mit 20% Aufwand auch die 80% zu erreichen, musst du dich vollkommen auf die übrig gebliebenen Aufgaben konzentrieren und dich nicht ablenken lassen. Du möchtest schließlich Zeit sparen und mit Trödeln wird das schwer.

Alles in Allem:

Permanent 120% anzustreben kostet in der Regel nur unnötige Zeit, die du entweder für andere Projekte dringend gebrauchen könntest oder auf der Hängematte verbringen könntest. Das Pareto-Prinzip erinnert dich immer wieder daran, dass Perfektion gar nicht zwingend erforderlich ist, um gute Ergebnisse zu erzielen. Denke an das Beispiel mit den 20% der Kunden die 80% des Umsatzes einbringen. Es gilt dann also die 20% der Kunden glücklich zu machen, damit sie weiterhin die 20% bleiben. Die anderen 80% können auch mit weniger Aufmerksamkeit zufriedengestellt werden.

Wichtig ist es also, die Prioritäten herauszufiltern, Mut zur Lücke zu haben und in den 20% der Aufgabenerfüllung voll bei der Sache zu sein und fokussiert zu arbeiten.

Deine Aufgabe:

Schenke dir Zeit, indem du dich von der Perfektion und den unnötigen Aufgaben löst. Die Liebe zum Detail wird nicht von jedem Kunden geschätzt. Schaue also, wo du Aufgaben und somit Zeit einsparen kannst.