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In wenigen Schritten zum fokussierten Arbeiten

27. Februar 2020
Planung & Organisation

Was ist Fokus

Man hat ein bestimmtes Ziel vor Augen und setzt sich vollkommen dafür ein. Jegliche Energie und Leidenschaft sind der Antrieb, um dieses Ziel zu erreichen. Und dieser Antrieb versetzt uns in eine Arbeitsweise, die alles um uns herum vergessen lässt. Wir lassen uns von nichts ablenken, um unsere ganze Konzentration in diese Aufgabe zu stecken. So kann das Gehirn effizienter arbeiten und kommt sogar schneller ans Ziel. Im Artikel „Multitasking“ bin ich genauer darauf eingegangen, dass wir uns lieber einer Aufgabe zur Zeit widmen sollten.

Wofür ist Fokus / Was bringt uns der Fokus

Wenn wir fokussiert sind, verrichten wir unsere Aufgabe effizienter. Wir konzentrieren uns für eine gewisse Zeitspanne nur auf eine Sache, um diese gut zu machen. Du kannst in kurzer Zeit viel mehr schaffen, als du es bisher vielleicht von dir gewöhnt bist. Und da deine Aufmerksamkeit so konzentriert auf eine Aufgabe ist, begibst du dich in einen sogenannten Flow und dein Gehirn schweift nicht ständig ab.

Wie komme ich in den Fokus

1.      Passenden Zeitraum finden

Zu welcher Tageszeit bist du am leistungsfähigsten? Viele haben ihr Hoch direkt nach dem Aufstehen und kommen dann in das klassische Nachmittagstief. Wie sieht das bei dir aus? Team Lärche oder Team Eule?

Probiere mal aus, zu welcher Zeit du am konzentriertesten arbeiten kannst. Vielleicht kommt ja doch heraus, dass du der Frühaufsteher oder eben eine Nachteule bist.

2.      Aufgaben-Liste erstellen

Erstelle dir zum Ende des Arbeitstages eine Liste mit Aufgaben, die du am nächsten Tag erledigen möchtest. Bleibe dabei realistisch und bürge dir nicht zu viele Aufgaben auf. Wenn du das zum Feierabend erledigst, bist du mit dem Kopf noch bei der Arbeit und weißt, was Priorität hat und wie du die Aufgabe angehen kannst. Wenn du erst einmal eine Nacht drüber geschlafen hast, geriet vielleicht das ein oder andere Thema in Vergessenheit und du musst erst mal wieder in das Thema hinein finden.

Eine Liste kann auch gegen Überforderung helfen. Vielleicht kennst du das erschlagende Gefühl, wenn du vor einer wichtigen Aufgabe sitzt und nicht den Mut fassen kannst, anzufangen. Große Aufgaben können ziemlich erschlagend sein. In so einem Fall rate ich dir deine Aufgabenliste detaillierter zu schreiben. Schaue dir deine Aufgabe an und drösel diese in kleinere Häppchen auf.

Beispiel: Präsentation erstellen

  • Thema notieren
  • Quellen suchen
  • Informationen sammeln
  • Informationen in kleine Abschnitte aufteilen und mit Überschriften versehen
  • Informationsabschnitte in eine sinnvolle Reihenfolge bringen
  • Grundgerüst in PowerPoint übertragen
    • Jeder Abschnitt mindestens eine Folie
  • Ggf. Inhalte Kürzen oder ergänzen
  • Präsentation ansprechend gestalten
    • Schriftart auswählen
    • Farben auswählen
    • Bilder einfügen
  • Notizen zu den Folien machen
  • Sich auf die Schulter klopfen, weil man sich vollkommen auf die Präsentation fokussiert hat und so viel schneller fertig wurde als sonst

Mit der fertigen Liste hast du so am nächsten Tag einen leichteren Einstieg.

3.      Alle Ablenkungen beseitigen

Du weißt nun, was zutun ist und nun fehlt nur noch die optimale Arbeitsatmosphäre. Beseitige alle Ablenkungen. Häufig leichter gesagt als getan. Wenn du in deinem eigenen Büro allein sitzt und du das Telefon ausschalten kannst und nirgends Störgeräusche aufkommen, hast du die idealen Bedingungen. Aber in der Realität lässt sich das Telefon nicht so einfach abschalten. Und den Bauarbeitern vor dem Büro können wir seine Arbeit schließlich auch nicht verbieten.

Finde Lösungen dafür!

Schaue, ob es Zeiträume gibt, wo es ruhiger ist. Ich bin gerne eine halbe bis Stunde vor den Kollegen zur Arbeit gegangen, um Aufgaben zu erledigen, wo ich meine volle Konzentration für brauchte. Oder wenn ich wusste, dass die Kollegin später in einem Meeting ist, habe ich bis dahin Aufgaben erledigt, die nicht die volle Aufmerksamkeit erfordern.

In puncto Telefon kann ich dir raten, eine Rufumleitung einzurichten. Frage deine Kollegin, ob sie für einen bestimmten Zeitraum die Telefonate für dich entgegennimmt. Im Gegenzug dazu übernimmst du dann zu einem anderen Zeitpunkt auch ihre.

Mache deinen Kollegen klar, dass du gerne fokussiert ohne Ablenkungen an einer Aufgabe arbeiten möchtest. Erzähle ihnen auch ruhig von den Vorzügen. Entweder sie sind auch angefixt und probieren es aus oder sie bringen zumindest Verständnis dafür auf.

Ich kann dir auch Kopfhörer empfehlen. Entweder normale, wo du entspannte Musik drauf laufen lässt oder sogar Noise-Cancelling-Kopfhörer, die alle Geräusche von außen abschotten können. So kann dich nichts aus der Bahn werfen, außer die visuellen Einflüsse.

Wende dich also ab von blinkenden oder bewegenden Dingen. Der Blick Richtung Fenster kann für den Anfang fatal sein. Sobald ein Vogel vorbeifliegt, ist der Fokus schon wieder fort. Auch das Aufploppen der Nachrichten auf deinem Smartphone oder Desktop bringen dich raus. Schalte die Benachrichtigungen aus.

Mit der Zeit lernst du dich von deiner Arbeit „hypnotisieren“ zu lassen. So als würde dich der zu schreibende Text am PC vollkommen in seinen Bann ziehen. Du bekommst vielleicht nicht einmal mit, dass dir jemand etwas auf den Schreibtisch gelegt hat.

Wenn du an dem Punkt angekommen bist, weißt du, dass dich so schnell nichts aus dem Fokus reißen kann!

4.      Tief durchatmen

Wenn alles ruhig ist, atme noch einmal tief durch und mache dich von deinen Gedanken frei. Probiere es zum Beispiel mit einer Meditation, die dich aus deinem Gedanken- und Sorgenkarussell herausholt. Immer wiederkehrende Gedanken können dich genauso vom Arbeiten abhalten, wie das klingelnde Telefon oder der quasselnde Kollege.

5.      Mindset bewusst machen

Im gleichen Atemzug machst du dir bewusst, warum du fokussiert arbeiten möchtest. Warum du durchhalten solltest und dich nicht ablenken lassen willst. Mache dir dein Ziel nochmal deutlich.

6.      Einen Timer stellen

Der Druck, nur in diesem Zeitraum arbeiten zu dürfen erhöht den Wunsch, die Zeit nutzen zu wollen. So kommt man leichter ins Handeln. Übertreibe es mit der Zeit aber nicht. Du wirst sehen, dass du wesentlich mehr schaffst als sonst. Aber auch schneller erschöpft sein wirst.

Du sollst nun also nicht versuchen deine 40 Stunden-Woche in einem Tag zu bekommen, weil du nun bemerkt hast, wie produktiv du sein kannst. Das wird auf Dauer deinem Kopf nicht guttun. Ruhephase sind sehr wichtig, um die Leistungsfähigkeit oben zu behalten.

Als Richtwert kann man sagen, dass nach ca. 45 Minuten eine 5 Minutenpause angebracht ist. Und nach 3 Stunden sollte eine größere Pause eingelegt werden. Versuche es doch mal mit der Pomodoro-Technik (25 Minuten arbeiten – 5 Minuten Pause – 25 Minuten arbeiten – 5 Minuten Pause …. Nach 4 Arbeitsdurchgängen folgt eine größere Pause)

7.      Den ersten Schritt wagen, der Rest kommt von allein

Nun sitzt du bestens vorbereitet am Arbeitsplatz und kannst loslegen. Und dann mach das auch! Mache dir keine Gedanken darüber, dass du nicht in den Fokus-Zustand kommen könntest. Übe und steigere dich in kleinen Schritten. Wer jahrelang mit Multitasking im Großraumbüro mit lautstark tratschenden Kollegen zusammensaß und der Chef im Wechsel mit dem Telefon eine Forderung stellte, muss sich erst einmal an die neue Arbeitsweise herantasten.

Setze dich nicht unter Druck und gehe das Thema ruhig an. Die innere Unruhe wird dich am fokussierten Arbeiten hindern. Du bist mit den Gedanken schneller wieder beim bevorstehenden Meeting, der Mittagspause oder dem vollgestopften Feierabend. Das sind aber alles Themen, die in diese Arbeitssession nichts verloren haben. Wie gesagt, du schaffst wesentlich mehr, wenn du dich auf eine Sache zur Zeit konzentrierst. Wenn du mit der einen Aufgabe fertig bist, folgt die nächste.

Alles in Allem:

Fokussiert zu arbeiten ist ein tolles Gefühl! Du kommst schneller an dein Ziel, es schleichen sich weniger Fehler ein und du stresst dich nicht unnötig.

Mit ein wenig Vorbereitung und Übung wirst du mit der Zeit immer besser darin und möchtest nicht mehr zurück zu deiner alten Multitasking-Arbeitsweise.

Der Schlüssel zum Glück: Kopf aus – Fokus an. Mehr ist das gar nicht ?

Deine Aufgabe:

Beseitige alle Ablenkungen und teste dich an das fokussierte Arbeiten heran. Versuche es erst mit 20 Minuten und steigere dich dann immer weiter. Aber beachte, dass Pausen sehr wichtig gegen Überforderung und Erschöpfung sind. Übertreibe es nicht:

Disclaimer: Ich bin kein Hirnforscher, Psychologe oder ähnliches. Es handelt sich hier lediglich um meine Gedanken, Meinungen und Erfahrungen, die ich mir entweder angelesen oder durch meine eigenen Erfahrungen oder Beobachtung gemacht habe, die ich gerne an dich weitergeben möchte. Also lasse mir auch gerne deine Meinung zu dem Thema da.

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2 Gedanken zu „In wenigen Schritten zum fokussierten Arbeiten“

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