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Informationen simpel organisieren

6. November 2020
Planung & Organisation

Für den Arbeitsalltag bieten sich diverse Bücher, Hefte, Zettel, Apps und Programme an, um den Tag zu strukturieren. Dabei ist die aktuelle Nutzung dieser Helferlein gar nicht das Problem. Das zeigt sich eher nach einigen Tagen oder Wochen, wenn man verzweifelt nach einer wichtigen Notiz sucht. Wichtig ist also nicht, WAS man zum strukturieren des Alltags nutzt, sondern das WIE. Also legen wir los mit dem organisieren deiner Informationen.

Kalender, Notizbuch, To-Do-Liste? Wie die Informationen sinnvoll organisieren?

Stellen wir uns mal einen Arbeitstag im Büro oder vergleichbares vor.

Vor der Arbeit richtet man sich her, um unter Menschen zu gehen. Sprich Körperhygiene, mindestens die Intimzone verdecken und die Energiezufuhr durch Lebensmittel. Dann folgt der Weg zur Arbeit und die Zeit auf der Arbeit mit unzähligen Aufgaben die am besten schon gestern erledigt sein sollten. Die Mittagspause lädt zum Durchatmen ein, um die 2. Runde der Arbeit zu meistern. Dann ruft der Feierabend ganz laut deinen Namen und zerrt dich aus dem Büro. Du streitest den Weg zur Freizeitaktivität deiner Wahl an, bis die Prozedur des Morgens rückgängig vollzogen wird. Energiezufuhr, entkleiden, Körperhygiene, ab ins Bett.

Der Kalender

Wenn wir von einem Standard Chef- oder Buchkalender ausgehen, ist dort meist nur Platz für deine Termine. Und ich würde dir auch raten, es dabei zu belassen und dort keine Notizen zu verewigen. Wenn du während eines Telefonats schnell etwas notieren möchtest, ist das vollkommen okay. Aber dann übertrage diese Notizen anschließend in dein Notizbuch.

Denn es kann so mühselig sein diese Notiz im Kalender wiederzufinden. Außer du hast so ein gutes Gedächtnis, dass du noch weißt, an welchem Tag du diese Notiz aufgeschrieben hast. Wenn nicht, kannst du dich durch bis zu 365 Tage blättern…

Oder ein anderes Szenario: Das Jahr neigt sich dem Ende, du notierst eine wichtige Information in deinen Kalender, die du aktuell noch nicht benötigst. Somit musstest du auch im neuen Jahr diesen alten Kalender mitschleppen, um auf alle Notizen zugriff zu haben.

Auch Einkaufslisten sind in Kalendern äußerst unpraktisch. Ich stehe zumindest nicht gerne mit meinem Kalender, der schon fast als Tagebuch fungiert, im Supermarkt, um meine Einkäufe zu kontrollieren.

Was du hingegen gut, neben den Terminen, aufführen kannst, ist eine Reflexion. Du kannst dir am Abend oder am Ende der Woche einen Moment Zeit nehmen und bewerten, wie der Tag bzw. die Woche für dich war. Was lief gut, was schlussfolgerst du aus den weniger positiven Ereignissen? Am Ende des Jahres durch die Wochen zu blättern und zu sehen, wie sich das Jahr entwickelt hat, ist echt spannend.

Das Notizbuch

Und nun zum externen Gehirn. In diesem Beitrag bin ich bereits genauer auf Notizbücher eingegangen. In dein Notizbuch kommt einfach alles hinein, was nicht einem bestimmten Datum zugeordnet wird. Telefonnummern, Mitschriften aus einem Telefonat, die tägliche Aufgabenliste, Gedanken, Rezepte, Adressen, und so weiter.

Ich rate dir nicht zu losen Zetteln, weil sich diese nach einer gewissen Zeit einfach in Luft auflösen. Sie gesellen sich glaube ich zu den Single-Socken, die niemals aus der Waschmaschine zurück kamen… (Ruhet in Frieden)

Wenn dir das zu Chaotisch ist, kannst du dein Notizbuch auch in unterschiedliche Bereiche aufteilen: Privat, Beruflich, Telefonnummern & Adressen, Rezepte, kreative Einfälle, …

Ebenso kannst du natürlich auch die digitale Variante nutzen. Ich teste mich beispielsweise aktuell an Notion heran, um all meine Notizen stets bei mir zu haben und zudem alles ordentlich zu strukturieren.

Die To-Do-Liste

Auf die To-Do-Liste in loser Zettelform gehören für mich nur Einkaufslisten und selbst da finde ich Apps wesentlich sinnvoller, weil du sie überall dabei hast und nicht unnötig Papier verwenden musst. Aber die Liste lässt sich ja auch auf Altpapier schreiben.

Aber ich würde keine Aufgabenlisten auf einzelne Zettel schreiben. Stell dir vor, du hast fein säuberlich eine Liste geschrieben, hakst fleißig ab und dann wirst du nicht mit der kompletten Liste fertig. Okay, da hast du die Wahl die Liste vom Vortag zusammen mit der neuen zu nutzen oder du überträgst die alten Aufgaben auf den neuen Tag. Dann kommt die Frage, ob du die Listen jeden Tag entsorgst oder aufbewahrst. Denn es kann schließlich immer mal die Frage aufkommen, an welchem Tag du welche Aufgabe erledigt hast (kommt nicht sonderlich häufig vor, aber bei mir passiert das bei manchen Kundenaufträgen, dass ich gerne den genauen tag der Bearbeitung wüsste). Im schlimmsten Fall vermischen sich dann die einzelnen Listen miteinander und du weißt nicht mehr, welcher Zettel für heute oder von gestern war und schon ensteht ein heiden Chaos. Und diesem Chaos kannst du mit einem gebundenen Notizbuch entgehen. Alles bleibt an Ort und stelle.

Alles in Allem:

Du hast einzig und allein 2 Anlaufstellen für deine Informationen. Entweder ist es ein Termin oder eine Erinnerung und diese Information findet in deinem Kalender einen Platz oder sie ist nicht an einem fixen Tag gebunden und gehört somit in dein Notizbuch.

In stressigeren Phasen kann es immer mal chaotisch werden. Reduziere also die Chaospunkte, die dir unnötig Zeit kosten, und reduziere deine Anlaufstellen für Notizen und Informationen. In heißen Phasen deiner Arbeit wirst du es dir danken!

Deine Aufgabe:

Mache dir mal bewusst, wie du aktuell mit deinen Notizen umgehst. Wie schnell findest du deine Informationen wieder? Wie bewahrst du diese auf? Und wie sieht deine Lösung aus, wenn du unterwegs Notizen festhalten möchtest?

Schaue einfach mal, wie du dein Chaos reduzieren kannst und mehr Struktur in deine Notizen bringen kannst. Ist es die Kombination aus Terminkalender und Notizbuch, um deine Informationen zu organisieren oder schwebt dir eine ganz andere Möglichkeit vor?

Lass es mich gerne wissen! Bin nämlich sehr neugierig auf dem gebiet 😉

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