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Tag tracken

30. September 2019
Planung & Organisation

Bist du bereit für ein kleines Experiment? Ein Experiment, das den ‚Oh!‘- und ‚Aha!‘-Effekt auslöst? Du seist gewarnt: Es wird etwas aufwändiger und es könnte an der einen oder anderen Stelle auch etwas unangenehm werden. Aber 1. die Ergebnisse des Experiments wirst nur du sehen, sonst niemand und 2. ist es eine wichtige Grundlage für die nächsten Schritte auf unserer gemeinsamen Reise.

Nur mal eben kurz

Nur 5 Minuten noch. Floskeln, die man benutzt aber deren Bedeutung man schnell verliert. (Fast) jeder Tag hat 24 Stunden. Für dich, für mich, für jeden. Keiner bekommt Stunden geschenkt oder abgezwackt.

Dennoch gibt es die Leute, die so viel an einem Tag schaffen oder erleben und man selbst steht auf, macht sich fertig, geht zur Arbeit, wieder nach Hause und dann werden die Füße hochgelegt. Manchmal werden noch Freunde, Haushalt und Sport hineingequetscht, aber das fühlt sich manchmal schon nach Stress und Pflicht an.

Starten wir direkt mit einem Test:

Starte einen Timer und schätze mal, wann zum Beispiel eine oder fünf Minuten vorbei sind. Ohne zu zählen 😉

Fiel es dir leicht?

Nun suche dir eine kleine Beschäftigung, wie Socken zusammenlegen oder den Schreibtisch sauber machen und schätze wieder, wann eine oder fünf Minuten rum sind.

Fällt dir ein Unterschied auf? Wenn wir auf etwas warten, vergeht die Zeit quasi wie im Schneckentempo, sind wir hingegen beschäftigt, rast sie davon. Auch da können wir nochmal unter schönen und nervigen Beschäftigungen unterscheiden. Ein langweiliger Vortrag oder das kontrollieren von Listen lässt die Zeit auch eher langsamer vergehen. Die Zeit mit der besten Freundin vergeht wie im Fluge.

Zeit schätzen ist also gar nicht mal so einfach. Und könntest du nun aus dem Stehgreif sagen, wie lange du für den Abwasch benötigst, ob du die Steuererklärung in 20 Minuten schaffst oder wie viel Zeit du am Handy verbringst?

Bestimmt kannst du mir nun ungefähre Zeiten nennen, aber entsprechen sie auch der Realität? Und da das Zeit-schätzen der Aktivitäten die Grundlage für eine realistische Tagesplanung ist, verschaffen wir uns nun einen Überblick.

Realistischen Überblick verschaffen

Nehme dir mal ein, zwei Tage oder besser noch eine ganze Woche, vor, deine Aktivitäten zu tracken. Es ist wie Kalorienzählen – nervig aber nützlich, um einen Überblick von der Realität zu bekommen.

Bereite dich am besten vor, um im Alltag so viel Zeit wie möglich einzusparen. Nicht, dass du am Ende nur Zeit für das Tracken aufbringst.

Entweder du machst es handschriftlich und notierst, was du in welchem Zeitraum erledigt hast oder du nutzt eine App.

App

Ich mag Toggl sehr gerne. In der kostenlose App solltest du vor dem Experiment ein paar Einstellungen vornehmen. Erstelle Aufgaben, die bei dir täglich anfallen, bzw. von denen du weißt, dass du sie erledigen wirst. Dann brauchst du bei der Nutzung nur noch auf Start drücken und die Kategorie auswählen und musst dir nicht noch eine Beschriftung überlegen. So werden die Zeiten realistischer.

Desktop

Blauer Eisberg - Tag tracken - Toggl Desktopapp
  1. Lade dir die App für deinen Desktop herunter (https://toggl.com/) und erstelle einen Account.
  2. Starte die App und klicke links oben auf das Toggl-Logo. Du wirst nun zur Website weitergeleitet, worüber du Voreinstellungen leichter abwickeln kannst.
  3. Nun kannst du deine Projekte und ggf. Kunden erstellen. Klicke hierfür auf ‚Projects‘ und rechts oben auf den grünen Button ‚Create Project‘
  4. In das Fenster trägst du nun die Bezeichnung für deine Tätigkeiten ein. Bestenfalls kennst du deine Aufgaben, die auf dich warten, ansonsten hältst du es einfach sehr allgemein.
  5. Erstelle nun für den gesamten Tag Projekte. Angefangen vom fertig machen im Bad, über das Frühstücken bis hin zum Arbeiten und den folgenden Feierabendbeschäftigungen. Erstelle dir auch ein Projekt für Pausen und Zeiten vorm Fernseher oder am Handy. Je detaillierter du vorgehst, desto besser kannst du auch Zeitfresser entdecken.
  6. Den Timer starten. Dann erscheint links neben der Zeit ‚no discription‘ und da klickst du drauf, um dein Projekt auszuwählen und lässt dann den Timer solange laufen, bis du mit der Aufgabe fertig bist.

Hier eine Liste mit Beispielen für deine Projekte

  • umziehen und im Bad fertig machen (morgens & abends)
  • Essen machen und essen
  • Tasche packen
  • Fahrtzeiten
  • Kunde / Projekt 1, 2, 3, …
  • Im Internet surfen
  • Videos schauen / Fernsehen
  • lesen
  • Social Media
  • Handygames
  • Allgemeine Pausen (Für Toilettengänge oder Getränke besorgen z.B.)
  • Kommunikation mit Freunden & Familie (Telefonieren, schreiben, o.ä.)
  • Aufräumen & putzen
  • Sport
  • Hobbies
TogglDesktop_WebsiteReports

Du kannst natürlich auch hinterher noch Änderungen vornehmen oder Zeitspannen hinzufügen, falls du etwas nicht live tracken konntest.

Und das wiederholst du dann den ganzen Tag lang und hast dann hinterher einen hübschen Überblick darüber, wofür wieviel Zeit drauf geht.

Smartphone

  1. Lade dir die App herunter (https://toggl.com/) und erstelle einen Account
  2. Drücke auf den grünen Playbutton und Toggl fragt dich dann, woran du gerade arbeitest.
  3. Rechts neben der laufenden Zeit ist ein Ordner, womit du Projekte auswählen kannst. Oder du gibst manuell ein @ ein. In das Feld trägst du nun die Bezeichnung für deine Tätigkeiten ein und  es erscheint direkt drunter ein Plus mit ‚Create Project „TEST“. Dann kannst du noch ein paar Einstellungen vornehmen und drückst rechts oben auf ‚create‘.
  4. Drücke anschließend auf das X und auf ‚Discard‘, dann wird der Eintrag nicht mit in deiner Statistik aufgeführt.
  5. Erstelle nun für den gesamten Tag Projekte. Angefangen vom fertig machen im Bad, über das Frühstücken bis hin zum Arbeiten und den folgenden Feierabendbeschäftigungen. Erstelle dir auch ein Projekt für Pausen und Zeiten vorm Fernseher oder am Handy. Je detaillierter du vorgehst, desto besser kannst du auch Zeitfresser entdecken.

Handschriftlich

Möchtest du es hingegen handschriftlich erledigen, nehme dir ein kleines Notizbuch zur Hand oder hefte mehrere kleine Zettel zusammen, damit du sie überall mit hinnehmen kannst.

Erstelle eine Tabelle mit zwei Spalten. Links die Dauer und rechts die Aktivität.

Und notiere den ganzen Tag lang deine Aufgaben. Dabei macht es Sinn die Zeit nicht nur zu schätzen, sondern dir wirklich einen Timer zu stellen oder zumindest minutengenau auf die Uhr zu schauen.

Nutzen

Je genauer du deine Aktivitäten trackst, desto besser kannst du hinterher damit arbeiten. Und es ist ja zum Glück eine absehbare Zeit mit einem hohen Nutzen! Du wirst bestimmt überrascht sein, wie lange es dauert Essen zu kochen oder wie fix es doch geht die Wäsche aufzuhängen. Dir fallen dann bestimmt auch Aktivitäten auf, die du sonst nicht im Blick hattest: Toilettengänge, Pausen mit den Kollegen, Social Media, Serien schauen, und so weiter.

Wenn du einen Überblick darüber bekommst, wie lange etwas dauert, kannst du auch viel realistischer planen und du gerietst seltener in die Situation, dass der Tag schon so gut wie vorbei ist und deine To-Do-Liste noch ewig lang ist. Oder dass du zu spät zu Terminen kommst, weil du vorher noch Dinge erledigen wolltest, die aber doch länger dauerten, als gedacht.

Alles in allem:

Zeit zu schätzen ist gar nicht mal so einfach und in der Regel verschätzen wir uns da doch. Aber mit diesem kleinen Experiment, die Aktivitäten für ein paar Tage zu beobachten, können wir definitiv ein besseres Gefühl für Zeit bekommen. Und am Ende hilft es uns realistischer unseren Tag zu planen, Zeitfresser zu entlarfen und die To-Do-Listen nicht mehr unendlich lang zu erstellen.

Wie planst du deine Tage? Erstellt du dir auch Listen? Kannst du Zeiten gut abschätzen oder hast du dir darüber bisher noch keine Gedanken gemacht? Lass es mich gerne wissen! Entweder hier in den Kommentaren oder unter dem Post zu diesem Artikel auf Social Media.

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1 Gedanke zu “Tag tracken”

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