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Zeitmanagement #4 – Der finale Schritt

20. März 2020
Planung & Organisation

Wenn wir uns Teil 1, 2 und 3 nun gewissenhaft zu Herzen genommen haben und sich vielleicht der ein oder andere pessimistische oder misstrauische Schalter im Kopf umgelegt hat, können wir ja mit dem Planen beginnen. Tatsächlich ist das nicht das große Hexenwerk, deswegen wird dieser Teil auch recht knackig. Die Vorbereitung ist beim Erreichen von Zielen eben das A und O. 

Für das Zeitmanagement benötigst du folgende Dinge:

  • Zettel oder Notizheft für Aufgabenlisten
  • Stifte
    • Einen zum Schreiben
    • 3 farbige zum Kennzeichnen der Prioritäten (Du kannst dir alternativ auch Symbole oder Buchstaben aussuchen)
  • Kalender (Egal ob analog oder digital)
  • Positives Mindset
  • Dein Ziel als Motivator und Antrieb

Im besten Fall kennst du deine Ziele gut und hast sie bereits notiert. Ist das nicht der Fall, empfehle ich dir vorher die Reihe ‚Ziele definieren‘. Hier gebe ich dir eine detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitung an die Hand, wie du deine Ziele findest und diese dann erfolgreich erreichst.

Und nun geht es endlich los!

  1. Notiere dir das Ziel auf deinem Zettel. Denke dabei an die SMART-Formel (Spezifisch, Messbar, Attraktiv, Realistisch, Terminiert).
  2. Notiere dir die Deadline und errechne dir die Zeit bis dahin. Zähle bei kurzfristigen Zielen die verfügbaren Tage. Wenn es größere Ziele sind, zähle die Tage bis zum nächsten Meilenstein.
  3. Ziehe die Tage ab, an denen du nicht an deinem Ziel arbeiten kannst. Zum Beispiel Wochenenden, Geburtstage oder ähnliches.
  4. Als letzten Schritt ziehst du noch einen Puffer ab. Das ist schwierig zu pauschalisieren, aber ich orientiere mich an 10% und schaue in jedem Fall individuell, ob das realistisch ist oder nicht. Und wichtig: Lieber zu viel als zu wenig! Puffer sind der Retter in der Not. Du sollst zwar immer davon ausgehen, dass du ihn nicht benötigst, aber das Leben ist nun mal nicht 100%ig planbar. Du weißt nie was passiert.
  5. Drösel dein Ziel in einzelne Meilensteine auf und schätze die benötigte Zeit dafür.
  6. Rechne die Zeit zusammen und schaue, ob sich das mit deiner verfügbaren Zeit deckt. Wenn nicht, muss die Deadline verschoben werden oder Aufgaben müssen gestrichen bzw. abgegeben werden. (Auf das Thema Prioritäten gehe ich gleich noch ein)
  7. Nun nimmst du dir deinen Kalender zur Hand und planst diese Ziele bzw. Meilensteine ein. Erstmal das grobe Ziel für den Monat, dann das Wochenziel und zu guter Letzt planst du die detaillierteren Meilensteine für die jeweiligen Tage. Sollte dein Kalender keine Übersicht über einzelne Wochen und Monate haben, nimmst du dir einen extra Zettel oder notierst es in dein Notizheft. So hast du alles gebündelt.
  8. Nimm dir nun immer am Abend oder Morgen dein Notizheft zur Hand und notiere dir deine Aufgaben, um das Tagesziel zu erreichen. Du kannst große Aufgaben in kleinere unterteilen. Das minimiert die Überforderung, weil du direkt siehst, was für diese Aufgabe zu erledigen ist und du hast immer wieder ein kleines Erfolgserlebnis, weil du etwas von deiner Liste abhaken kannst. Notiere dir im gleichen Schritt auch die geschätzte Zeit und die Priorität.

Das ist an sich schon alles, was das Zeitmanagement betrifft. Du hast ein Ziel, verschaffst dir einen Überblick über die Aufgaben und deine Zeit und verteilst diese Aufgaben auf die verfügbaren Tage und Stunden.

Prioritäten setzen

Und da deine Zeit begrenzt ist, und du auch nur begrenzt Zeitfresser eliminieren kannst, ist es enorm wichtig, dass du die Wichtigkeit deiner Aufgaben einschätzen kannst.

Schaue dir deine Aufgaben an und beurteile für jede einzeln, welche hilfreich sind, dein Ziel zu erreichen. Überlege dir, was wäre, wenn dieser Punkt wegfallen würde.

Im ersten Moment wirkt es so, als hätten alle Aufgaben ihre Daseinsberechtigung. Aber stell dir einmal vor, dass du nur 2/3 deiner Aufgaben „behalten“ darfst und das letzte Drittel muss gestrichen werden. Welche Aufgaben könntest du aussortieren? Habe auch im Hinterkopf, dass du in der Regel nicht alles alleine machen musst! Du kannst genauso gut Aufgaben abgeben. Für viele Mütter scheint es anfangs unvorstellbar das Kind im Kindergarten ganz allein in fremde Hände zu geben. Und irgendwann kommt dann das dankbare Gefühl, weil man plötzlich wieder Zeit für die eigenen Projekte hat! Und zudem noch etwas Gutes tut (Kind lernt soziale Kontakte und Jobs bleiben bestehen).

Überlege dir auch, was du für diese Aufgabe benötigst und was von ihr abhängt. Wenn du heute Abend einplanst einen Kuchen zu backen, die Zutaten aber nicht im Hause hast und die Läden geschlossen haben, bringt dir das Vorhaben recht wenig. Habe solche „Hindernisse“ also im Hinterkopf. So kannst du einige Fehlerquellen minimieren.

Wenn du dann rigoros aussortiert hast und nun wirklich nur noch das auf dem Zettel hast, was zum Projekt gehört, unterteilst du diese Aufgaben in drei Kategorien.

Sehr wichtig

Diese Aufgabe ist sehr wichtig für den Erfolg des gesamten Projektes. Wenn diese Aufgabe aufgeschoben wird, verzögert sich alles. Zudem kannst du sie nur allein erledigen, bzw. musst dabei sein, wenn es sich um ein Gruppenprojekt handelt.

Wichtig

Diese Aufgaben sind für das Projekt wichtig, müssen aber nicht sofort erledigt werden. Du kannst sie auch an andere Personen abgeben.

Es kann auch passieren, dass sie aktuell nicht wichtig sind, aber später in die Kategorie „Sehr wichtig“ rutschen. Das könnte der Fall sein, wenn etwas in einer Abhängigkeit steht. Du kannst die gewaschene Wäsche erst in den Schrank legen, wenn sie gewaschen und getrocknet wurde. Somit ist sie aktuell nicht relevant.

Weniger wichtig

Das sind die i-Tüpfelchen. Die Kirschen auf der Sahnehaube. Wenn diese Aufgaben erledigt werden können, rundet es das Projekt schön ab, aber es funktioniert auch ohne. Diese Aufgaben können ganz am Ende angegangen werden, wenn noch Zeit dafür ist.

Reflektieren

Und zum Schluss hilft dir regelmäßiges reflektieren ebenso weiter.

Schaue dir deine Aufgabenliste am Ende des Tages nochmal an. Notiere dir gerne, wie deine geschätzte Zeit passte und archiviere diese Listen. So hast du deine Erfahrungen schwarz auf weiß und siehst zudem auch regelmäßig deine Erfolge. Und das gibt nochmal einen ordentlichen Motivationsschub!

Außerdem empfehle ich dir, gelegentlich einen bestimmten Zeitraum Revue passieren zu lassen. Es muss nicht jeden Tag sein. Vielleicht kannst du dir jeden Sonntag, bevor du mit der Planung der nächsten Woche beginnst einen kurzen Moment nehmen und darüber nachdenken:

  • Was gut war
  • Was nicht gut lief
  • Was die Gründe dafür waren
  • Ob dir Alternativen einfallen

Alles in Allem:

Das waren nun enorm viele Informationen! Lass dich davon nicht einschüchtern. Zeitmanagement ist simple und nicht anstrengend! Es bedarf nur ein wenig Übung und mit der Zeit wird es dir immer leichter fallen.

Hier nochmal kurz zusammengefasst, was Zeitmanagement ist: Du hast ein Ziel, verschaffst dir einen Überblick über die Aufgaben und deine Zeit und verteilst diese Aufgaben auf die verfügbaren Tage und Stunden und ziehst diesen Plan durch.

Und in der Regel hapert es dann auch an der Durchführung. Denn wir sind auch nur Menschen mit einer begrenzten Energie und können uns nicht durchgehend konzentrieren.

Plane dir Pausen ein, achte auf deine Gesundheit, arbeite fokussiert und nicht verstreut und halte dein Ziel vor Augen!

Deine Aufgabe:

Gehe die oben genannten 8 Schritte durch. Schaue, wie sich das anfühlt und teste dich erst einmal damit durch. Nach einer Woche kannst du reflektieren, wie es dir mit der Planung ergangen ist und wo es noch Schwachstellen gibt. Anhand der Schwachstellen suchst du dir am besten einen meiner Tipps aus und baust diesen mit ein. So kannst du Stück für Stück dein Management verbessern.

Disclaimer: Ich bin kein Hirnforscher, Psychologe oder ähnliches. Es handelt sich hier lediglich um meine Gedanken, Meinungen und Erfahrungen, die ich mir entweder angelesen oder durch meine eigenen Erfahrungen oder Beobachtung gemacht habe, die ich gerne an dich weitergeben möchte. Also lasse mir auch gerne deine Meinung zu dem Thema da.

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