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Werde produktiv und spare deine Zeit

5. Juni 2020
Planung & Organisation

Produktiv zu sein ist ein herrliches Gefühl. An guten Tagen kommt man zügig in einen Flow hinein, der einen alles um sich herum vergessen lässt. Man kommt gut mit seiner Aufgabe voran und zum Schluss wartet die wohlverdiente Belohnung bzw. Freizeit auf einen. Die man sogar umso mehr genießen kann, weil man mit ruhigem Gewissen sagen kann “Ich habe mein bestes heute gegeben!”.

Was produktiv überhaupt bedeutet und bringt

Die Produktivität lässt sich messen, wenn du dir das Verhältnis zwischen deinem Output und Input anschaust. Also dein Arbeitsergebnis und deinen Einsatz. Sei es die Zeit, die Mittel, das Geld oder ähnliches. Je weniger Input du für das gleiche Ergebnis benötigst, desto höher ist deine Produktivität.

Aber das ist wie mit dem Bremsweg: Schön, dass man ihn ausrechnen kann, aber wenn du bremsen musst, dann rechnest du nicht, sondern steigst blitzschnell auf die Bremse! Deswegen rechnen wir hier nicht weiter herum, sondern beschäftigen uns mit der Frage: „Wie werde ich produktiver?“

Wenn du dich das noch nicht fragst, führe ich dir gerne die Vorzüge einer produktiven Arbeitsweise vor.

  • Du sparst Zeit, weil du ohne Unterbrechungen und Ablenkungen nicht immer wieder bei derselben Stelle anfangen musst
  • Du sparst deine Energie, weil dein Gehirn nicht zwischen etlichen vielen Aufgaben hin und her wechselt
  • Du schonst deine Nerven, weil sich (lästige) Aufgaben nicht unnötig in die Länge strecken
  • Geld sparst du in dem Zuge übrigens auch, denn Zeit ist bekanntlich Geld
  • Und du fühlst dich sehr wahrscheinlich wohler! Es tut einfach gut, wenn man Aufgaben schneller abhaken kann. Wenn man unliebsame Tätigkeiten mit kurz zusammengekniffenem Po abarbeitet. Und es tut gut, mehr Zeit zu haben. Zeit für Projekte, für die du bisher keine Zeit hattest und natürlich für mehr Freizeit!

Wie ist man produktiv?

Ich denke, ich sollte dich nun überzeugt haben (Wenn nicht, lass es mich wissen, dann sollte ich mich für einen „Überzeugungs-Kurs“ anmelden, dann klappt es beim nächsten Mal!). Denn wer möchte nicht gerne Zeit sparen?

Produktivität ist nicht schwer zu erlernen. Ich möchte dich nur vorwarnen, dass es gelegentlich ziemlich unangenehm werden kann. Aber da verrate ich dir ein paar Tipps, um das Gefühl zu reduzieren.

Ziele

Um produktiv zu arbeiten bedarf es ein Ziel. Du musst wissen, wofür du dir die nächsten Minuten oder Stunden in den Arsch treten sollst. Sonst wirst du das auf Dauer nicht machen. Der Mensch geht gerne den bequemsten Weg und wenn uns etwas unnötig und überflüssig erscheint, werden wir dem nicht länger nachgehen.
Bedenke, dass es nicht für jede einzelne Aufgabe ein Ziel geben muss. Manchmal sind es Schritte für das große Ganze.

Durch ein Ziel erkennst du, wofür du etwas machst und kannst leichter die Prioritäten deiner Aufgaben verteilen. Wie du deine Ziele richtig setzt und diese dann auch wirklich erreichst, habe ich dir in dieser Beitragsreihe erklärt. Sich Ziele zu setzten und fokussiert zu arbeiten sind für viele Herausforderungen der Schlüssel.

Fokus

Und weil es so wichtig ist, machen wir auch direkt mit dem fokussierten Arbeiten weiter. Du wirst viel mehr von deiner Aufgabenliste abhaken können, wenn du dich in eine Art „Arbeitstunnel“ begibst. Schalte alle Störquellen ab. Schließe deine Tür, stelle wenn möglich dein Telefon auf stumm und arbeite an deiner Aufgabe, ohne dich ablenken zu lassen. Konzentriere dich dabei auf diese einen Aufgabe.

Wenn es dir schwer fällt, dann wende eine Methode an, um deine Gedanken zu ordnen. Zum Beispiel den Karten-Salat: Schreibe dir alle Gedanken, die in deinem Kopf umherschwirren auf einzelne Karten und lege sie dann beiseite. Mit etwas Übung wird es dir immer leichter fallen dich dann von diesen Gedanken zu lösen und dich somit vollkommen auf deine eigentliche Arbeit zu konzentrieren.

Pomodoro

Du wirst merken, dass du mit der fokussierten Arbeitsweise viel schneller erschöpft sein wirst. Deswegen solltest du deinem Kopf und Körper regelmäßig eine Unterbrechung gönnen, um langfristig produktiv bleiben zu können.

Für mich eignet sich die Pomodoro-Technik wunderbar. Zum einen brauche ich mir keine Gedanken darüber machen, wann die letzte Pause war und ob ich mir eine Unterbrechung erlauben darf. Es ist alles geregelt. Wenn die Zeit läuft, wird gearbeitet und wenn es piept, dann lasse ich den Stift fallen.

Und zum anderen gerate ich nicht so schnell ins Prokrastinieren (also ins Aufschieben von wichtigen Aufgaben). Denn die 20-30 Minuten arbeiten werde ich schon irgendwie schaffen. Und wenn es nicht klappt, weil ich keinen guten Tag habe, dann habe ich es zumindest versucht und widme mich Aufgaben, die leichter und angenehmer sind.

Planung

Und um die Pomodoro-Technik anwenden und fokussiert arbeiten zu können brauchst du einen Plan. Du musst wissen, was du überhaupt zutun hast. Denn wenn du deine Aufgabe zu allgemein hältst, kann es bei kniffeligen und unschönen Aufgaben passieren, dass du dich vor ihnen sträubst und dich dabei unwohl fühlst. Wenn du deine Aufgaben und Ziele jedoch genau kennst, werden sie dich nicht mehr erschlagen. Sie sind dann so winzig klein aufgedröselt, dass die Aufgabe dir lächerlich erscheinen wird.

Mache dir also klar, was dein Ziel ist. Notiere dir alle Aufgaben dazu und breche diese großen Aufgaben herunter. Am besten so, dass sie in einen Arbeitsblock oder -tag passen.

Nutze jede Möglichkeit, um dich zu pushen und bei Laune zu halten. Und eine erledigte Aufgabe abzuhaken ist doch definitiv ein geniales Gefühl, dass du dir nicht entgehen lassen wirst!

Ordnung am Arbeitsplatz

Auch ein ordentlicher Schreibtisch, mit allen benötigten Materialien zur Hand, lässt dich produktiver sein. Stell dir vor, dass dein Gehirn beim Arbeiten wie ein älterer Professor mit den Händen hinter den Rücken und leicht nach vorn gebeugt auf deinem Schreibtisch auf und ab läuft. Und jedes mal, wenn er auf ein Hindernis stößt oder stolpert, geriet es aus dem Konzept. Lasse dein Gehirn also entspannt und frei auf deinem Schreibtisch auf und ab laufen.

Auf deine Gesundheit achten

Wie schon unter dem Punkt „Pomodoro“ angeschnitten, sind Pausen unglaublich wichtig, um produktiv zu bleiben. Nicht produktiv zu arbeiten, ist wie der extreme Energiesparmodus. Die Funktionen sind weitestgehend alle vorhanden, aber ziemlich eingeschränkt. Man kommt ans Ziel, dümpelt so vor sich hin, vermischt Arbeit mit der Freizeit und kommt an, wenn man ankommt.

Im produktiven Zustand schaltest du dein Gehirn jedoch auf eine hohe Leistung und kommst du besser und schneller ans Ziel. Der Akku hält dann aber nicht ganz so lang. Deswegen musst du dir regelmäßige Pausen einräumen. Immer wieder viele kleine, aber auch eine große während der Arbeitszeit. (Deine Freizeit nehme ich hier mal heraus, weil du dir diese unter keinen Umständen nehmen lässt!)

Achte darauf, dass du dich ausreichend bewegst. Stehe in deinen kleinen Pausen auf, stretche dich, geh eine Runde spazieren oder mache Sport.

Versorge dein Gehirn regelmäßig mit Sauerstoff. Gehe also raus und lüfte regelmäßig. Und auch wenn es so wirkt, als hätte es mit der Arbeit nichts zu tun: Ernähre dich gesund! Trinke ausreichend Wasser und gebe deinem Körper seine wichtigen Vitamine und Nährstoffe. Mit dem richtigen Treibstoff lässt es sich besser fahren.

Belohnung

Ich bin ein Fan von „Erst die Arbeit, dann das Vergnügen“. Überlege dir also verlockende Belohnungen. Vielleicht kannst du dir eine Mischung aus „normalen“ und richtig reizvollen Belohnungen überlegen. Denn es gibt immer Tage, wo die Motivation nicht sonderlich präsent ist. Wenn am Ende der Arbeit jedoch etwas richtig Schönes auf dich wartet, drückst du eher auf den Startknopf deines Pomodoro-Timers.

Ich habe mir vor Jahren eine Belohnungs-Liste erstellt, die ich immer wieder ergänze. Darauf stehen alle Aktivitäten, die mir Freude bereiten, sich gut anfühlen und zu mir passen. Da diese Liste über einen langen Zeitraum wächst, stehen dort auch Aktivitäten drauf, die in meinem Kopf gar nicht mehr so präsent sind, mir früher aber unheimlich viel Freude bereitet haben. Darauf gehe ich im Juli mehr ein, wenn wir uns dem Thema Motivation, Prokrastination und Kräfte einteilen widmen. Bis dahin kannst du dir auch dein Hobby-Und-Erlebnis-Buch vornehmen.

Alles in Allem

Produktivität bedarf Disziplin, aber ich kann dir sagen, wenn du erst einmal in den Genuss der Vorzüge gekommen bist, wirst du bestimmt süchtig nach dieser Arbeitsweise. Warum sollte man sich unnötig lange mit den Aufgaben herumplagen, wenn man sie in der Hälfte der Zeit schaffen kann und plötzlich Zeit für andere Dinge hat? Da fällt mir tatsächlich auch kein Argument ein.

Also habe einen Plan was und wie du arbeiten möchtest und halte dich daran. Denke daran, dass du deinem Körper den richtigen Treibstoff gibst. Also denke an eine ausgewogene und gesunde Lebensweise. Trinke ausreichend, bleibe in Bewegung und halte dich an deine Pausen und streichele deine Seele.

So wirst du auf Dauer produktiv bleiben und nicht nur in einer heißen Phase deinen Körper triezen und ausbeuten.

Deine Aufgabe

Welches Ziel strebst du aktuell an? Weißt du wie du es erreichen kannst und welche Aufgaben dazu gehören?
Mache dir einen Plan für die nächste Woche. Schreibe dir alle Aufgaben herunter und teile sie auf die Arbeitstage auf. Vergiss nicht, dir deine Pausen mit in den Kalender zu tragen und dann lasse dich auf die fokussierte Arbeitsweise ein und erfreue dich an der gewonnen Zeit.

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