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Blauer Eisberg _ Rückwärtsplanung

Ziele entspannter Erreichen durch die Rückwärtsplanung

2. Dezember 2020
Planung & Organisation

Heute geht es wieder um das Thema “Ziele erreichen”. Ich habe bereits eine ausführliche Reihe zu dem Thema erstellt. Und heute möchte ich auf die Planung genauer eingehen. Und zwar die Rückwärtsplanung.

Was ist Rückwärtsplanung?

Die Rückwärtsplanung kommt aus dem Projektmanagement und nimmt als Ausgangspunkt die Deadline und nicht den Startpunkt. Anhand der Deadline und den anfallenden Aufgaben wird geschaut, wann das Projekt spätestens gestartet werden muss.

Was ich an dieser Planung so schätze

Auch wenn ich weiß, dass ich mit dem Projekt schon heute starten sollte, plane ich rückwärts. Zum einen habe ich so das Ziel direkt vor Augen und weiß, direkt, worum es geht. Und zum anderen sind es meistens die Schlussphasen, die so essentiell für das Projekt sind. Diesem ganzen Kleinkram, der aber im Endeffekt so viel ausmacht, wird viel mehr Aufmerksamkeit geschenkt. Würde ich am Startpunkt mit der Planung beginnen, würde ich wohlmöglich am Ende merken, dass die Zeit knapp wird und somit einige Aufgaben unterschlagen. Die Aufgaben, die aber nicht fehlen dürfen und so am Ende die unmenschlichen Überstunden erfordern.

Wenn du dein Projekt vorwärts planst und es nach hinten raus, zur Deadline, knapper wird, wirst du sehr wahrscheinlich auf gewisse Pufferzeiten am Ende verzichten. “Wird schon alles klappen und nach Plan laufen”. Auch wenn du weißt, dass diese Pufferzeiten in sehr vielen Fällen wirklich notwendig sind.

Planst du diese hingegen bei der Rückwärtsplanung direkt mit ein und stellst dann am Startpunkt fest, dass du mehr Zeit benötigst, wirst du eher nach anderen Lösungen Ausschau halten. Denn das bloße Streichen des Puffers am Ende würde bedeuten, dass du den kompletten Plan erneut aufstellen müsstest. Und unter uns: Wir lieben unkomplizierte Wege und meiden großen, unnötigen Aufwand.

Wie plant man rückwärts?

An sich ist das ganz simpel: Du schaust dir deine Deadline an, trägst diese in deinen Kalender und rechnest dir dann aus, wann du damit (spätestens) starten sollte.

Aber genau dieser Zwischenpart ist etwas herausfordernd. Denn nicht immer lässt sich genau bestimmen, wie lange etwas dauert. Dann kommt vielleicht noch der Faktor hinzu, dass es für dich ein ganz neues Projekt ist und du somit das Ausmaß der Arbeit noch weniger abschätzen kannst, weil du keine Erfahrungswerte hast.

Aber keine Sorge, das Gefühl der Überforderung legt sich zügig, wenn du dich erst einmal mit einem Zettel und Stift an deine Projektplanung gesetzt hast. Es ist an sich wieder das Phänomen eines weißen Blattes. Man traut sich nicht zu starten, aber sobald die ersten Striche auf der Leinwand sind, fügen sich ganz automatisch alle weiteren.

Welche Aufgaben stehen dafür an?

Ganz oben auf deinen Zettel kommt dein Ziel. Was soll zur Deadline erreicht sein? Notiere dir dazu auch direkt das Datum. So hast du alle Infos auf einem Haufen und fokussierst dich wirklich nur darauf.

Als nächstes notierst du dir sämtliche Aufgaben, die du erledigen musst, um das Projekt abzuschließen. Hier brauchst du noch nicht auf eine sinnvolle Strukturierung achten. Genauso, wie du hier auch noch keinen Fokus darauf legst, dass nur die wirklich wichtigen Aufgaben auf die Liste kommen.

Sieh diesen Schritt als Brainstorming. Alles was dir zu dem Projekt einfällt (an Aufgaben), notierst du. So bringst du dein Gehirn besser in Schwung und ohne die Eingrenzungen und Anforderungen können deinen Gedanken viel leichter fließen.

Und dann markierst du dir alle Aufgaben nach ihren Prioritäten.

  • A = essentiell für das Projekt,
  • B = wäre gut zu haben
  • C = wenn absolute Langeweile auftritt, könnten diese Aufgaben noch einbezogen werden (Mit anderen Worten: Weg damit)

Und auch, wenn du jetzt denkst, dass du diesen Schritt auch überspringen kannst und direkt nur alle notwendigen Aufgaben notierst, rate ich dir davon wirklich ab! Wenn du dir wirklich die Zeit für diese Planung nimmst und das Brainstorming ernst nimmst, fallen dir so viele kleine Aufgaben ein, die dir am Ende enorm viel Zeit rauben, die du bei der groben Planung wohlmöglich vergessen hättest.

Du gibst deinem Kopf die Chance sich während des Brainstormings in das Projekt hineinzuversetzen. Du kannst so viel leichter die einzelnen Schritte betrachten, so als wärst du schon mittendrin.

Und nicht verzagen, wenn es nicht direkt bei der ersten Projektplanung funktioniert. Trainiere einfach regelmäßig deinen Kreativitäts-Muskel und es wird dir von mal zu mal leichter fallen. Ich zeige dir hier auf dem Blog immer wieder Kreativitätstechniken, mit denen du deine Kreativität üben kannst. Wie wäre es mit der morphologischen Matrix, den Haferflockenworten oder auch mit dem intuitiven Malen?

Wenn alle Aufgaben eine Priorität zugewiesen bekommen haben, streichst du alle C-Aufgaben heraus und bringst A und B in eine sinnvolle Reihenfolge. Vielleicht fällt dir hier auch schon auf, welche Aufgaben du an andere Personen abgeben kannst, um dich mehr auf die Hauptaufgaben fokussieren zu können.

Wie viel Zeit wird benötigt?

Jetzt hast du einen Überblick darüber, welche Aufgaben anstehen werden. Dann benötigst du nur noch die Information, wie viel Zeit jeder einzelne Schritt in Anspruch nimmt. Und da hilft eigentlich nur dein eigenes Gefühl. Mir fällt keine einzige Aufgabe ein, die immer exakt die gleiche Zeit beansprucht. (Vielleicht das Zähneputzen. Meine Zahnbürste gibt ein Signal, wenn man den Bereich wechseln soll und wann man fertig ist. Aber selbst da kann es sein, dass man mal länger ausspült oder länger als sonst an der fast leeren Zahnpastatube herumdrückt). Und je nach Größe des Projektes bzw. der Aufgabe summieren sich diese Differenzen ganz fix.

Dennoch kannst du Aufgrund deiner Erfahrungen die Zeit leichter abschätzen. Noch leichter wird es dir fallen, wenn du deine einzelnen Aufgaben trackst. So hast du schwarz auf weiß, wie viel Zeit etwas beansprucht, denn Zeiten zu schätzen, währenddessen man fokussiert und völlig vertieft in der Arbeit versunken ist, ist verdammt schwer.

Was tust du aber, wenn du diese Aufgaben noch nie gemacht hast?

Betrachte die Aufgabe aus der Vogelperspektive. Welche Aufgabe, die du bereits kennst, kommt dieser relativ nahe? Hier ein kleines Beispiel:

Dein Ziel ist es, ein Instrument zu erlernen. Du hast aber noch nie eins gespielt und weißt somit nicht, wie lange du dafür brauchen wirst. Die einzelnen Steps zum Erlernen geben dir schon einen guten Überblick darüber, was dich erwarten wird: Noten lernen, das für dich passende Instrument besorgen, Noten auf dem Instrument üben und zu guter letzt ein ausgewähltes Stück lernen.

Und nun suchst du dir ähnliche Aufgaben. Noten könnte man mit Vokabeln vergleichen. Hier prägst du dir nicht die Übersetzung ein, sondern eher die Schreibweise. Kommt somit zeitlich also recht nahe.

Das passende Instrument zu besorgen sollte dir auch nicht schwer fallen, wenn du bereits etwas teureres gekauft hast. Du weißt, dass du dir vorher einen genauen Kopf darüber zerbrichst, was du für Anforderungen an das Instrument / den teuren Gegenstand hast. Dann recherchierst du, welches Produkt hier für dich in Frage kommt und zu guter Letzt wird das Produkt gekauft oder auch geliehen. Also ist dir die Aufgabe auch nicht wirklich fremd.

Die Noten zu üben, könntest du wieder mit den Vokabeln vergleichen, die du zusätzlich in der Aussprache übst. Und das gesamte Stück entspricht einem aufwändigeren Rezept, dass du für ein besonderes Dinner (auswendig) kochen möchtest.

Und das ist schon die Magie dahinter. Das Festlegen der Zeit basiert einfach auf Erfahrungen, die du bereits gesammelt hast und einer ausgewogenen Mischung aus Optimismus und Pessimismus (der einzige Bereich, wo die Schwarzmalerei erlaubt ist!). So planst du nicht zu wenig, aber auch nicht zu viel Zeit ein. Und je häufiger du das machst, desto eher schulst du deinen Kopf darauf, vermehrt darauf zu achten, wie lange du für etwas gebraucht hast.

Meilensteine notieren

Jetzt ist dein Zettel voller Aufgaben inkl. geschätzter Zeiten, du weißt, wann du das Projekt beendet haben musst und nun fehlt nur noch dein Startzeitpunkt. Dafür nimmst du dir deinen Terminplaner zur Hand (Falls du noch keinen für das nächste Jahr hast, kannst du in dieser Beitragsreihe herausfinden, welcher Kalender zu dir passt) und notierst zuerst natürlich die Deadline. Und dann folgen alle weiteren Aufgaben, nur eben rückwärts. Das wichtigste hierbei ist, dass du dir immer einen Puffer einberechnest. Es kommt in der Regel immer etwas dazwischen. Sei am Ende lieber viel früher mit dem Projekt fertig, als dass du dich auf den letzten Metern richtig stressen und quälen musst.

Notiere dir in deinen Terminplaner nicht jede einzelne kleine Teilaufgabe. Fokussiere dich hier lieber auf größere Meilensteine. Aus dem Beispiel mit dem Musikinstrument, würdest du dir vielleicht jeden Tag eine bestimmte Anzahl an Noten vornehmen. Der Meilenstein dazu wäre jedoch, dass du die Noten bis zu diesem gesetzten Datum können wirst.

Das hat sogar einen Grund und der heißt nicht “Faulheit”: Wenn du mit einer Aufgabe in Verzug gerätst, eerden die folgenden, penibel aufgeführten Teilaufgaben ebenfalls verschoben. Außer du entwickelst Superkräfte und schaffst 2 Aufgaben in viel kürzerer Zeit. So schiebst du also jeden Tag die Aufgaben einen oder mehr Tage weiter, bis dann endlich der langersehnte Puffer erreicht ist, wo dann wieder alles nach Plan laufen kann. Zum einen ist das Mühselig und zum anderen ist das verdammt frustrierend. Du bindest dir damit jeden Tag auf die Nase, dass du zu langsam warst und schürst so den Druck, dass du das Projekt vielleicht nicht rechtzeitig schaffen kannst.

Also lieber nur die Meilensteine in den Kalender tragen.

Die Tagesaufgaben

Die ganzen kleineren Teilaufgaben hast du nun aber nicht nur zum Spaß notierst. Diese einzelnen Aufgaben nehmen dir den Druck und die Überforderung heraus. Du weißt haargenau, welche Aufgaben noch auf dich warten, um dein Ziel zu erreichen. Du musst quasi einfach nur stumpf abarbeiten und verzettelst dich nicht in unnötigen (Prokrastinations-)Aufgaben.

Diese Teilaufgaben kannst du dir entweder als Wochenaufgaben in deinem Notizbuch notieren oder du erstellst dir eine tagesaktuelle Aufgabenliste. Das richtet sich ganz nach deinen Vorlieben und auch nach deiner Wochenstruktur. Teste dich da einfach mal durch, was besser zu dir passt.

Die Party

Und nun kommt der beste Part an einem Projekt: Die Party! Du hast die Wahl, ob du dich täglich dafür feiern möchtest, dass du deinem Ziel ein Schritt näher gekommen bist oder ob du dir nur die Meilensteine herauspickst. Wichtig ist nur, dass du es auch machst! So hältst du deine Motivation leichter oben und die Chance steigt, dass du dich an deine Zeiten hältst und nicht mit dem Trödeln beginnst.

Und wie diese Partys aussehen liegt ganz bei dir. Tu dir einfach was gutes. Entweder variierst du deine Belohnungen oder es wartet immer die gleiche auf dich. Dabei muss es nichts riesiges sein. Zu jedem erreichten Meilenstein musst du also nicht bis ans andere Ende der Welt verreisen. Vielleicht erfreut dich ein Besuch in der Therme ebenso. Oder es ist ein richtig leckerer Cocktail auf dem heimischen Sofa?

Alles in Allem:

Zu Planen ist ein wirksames Tool gegen Stress und Überforderung. Du behälts mit der richtigen Projektplanung immer den Überblick über den Stand der Dinge, weißt, welche Aufgaben noch auf dich warten und wie viel Zeit dir noch bleibt und ob das Projekt in der verbleibenden Zeit abgeschlossen werden kann.

Und da Pufferzeiten bekannterweise so enorm wichtig sind, um den Stress und Druck herauszunehmen, empfehle ich dir die Rückwärtsplanung. Denn bei der Vorwärtsplanung wird gerne am Ende einiges eingespart, damit das Projekt irgendwie realisiert werden kann.

Deine Aufgabe:

Das Jahr neigt sich ja nun dem Ende. Wäre es nicht eine gute Gelegenheit, sich Gedanken über neue Projekte im nächsten Jahr zu machen? Und dann kannst du ja direkt die Rückwärtsplanung ausprobieren und üben für weitere Projekte. 🙂

Wie planst du deine Projekte? Arbeitest du darauf los und ziehst in bestimmten Phasen des Projektes mehr an? Oder bevorzugst du einen genauen Überblick, um nicht die Nerven zu verlieren? Lass es mich gerne in den Kommentaren wissen!

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